Gemba Walk czyli: jak i po co chodzić na halę produkcyjną?
Gemba to filozofia coraz częściej stosowana przez menedżerów nadzorujących czynności związane z procesem produkcyjnym. Można ją również z powodzeniem stosować w firmie o każdej specyfice działania. Ma ona na celu zbliżenie się do miejsc, w których powstają produkty oraz usługi. Umożliwia regularne sprawdzanie, co w tym procesie może zostać poprawione. Sprawdźmy jednak, co dokładnie obejmuje to podejście oraz w jaki sposób wykorzystywać je na co dzień.
Spis treści:
- Co to jest Gemba i skąd wzięło się to podejście?
- Na czym polega Gemba Walk?
- Gemba w podejściu Lean
- Gemba Walks a podejście Kaizen
- 7 zasad Gemba Walk w praktyce
- Czym NIE może być Gamba Walk?
Co to jest Gemba i skąd wzięło się to podejście?
Gemba to słowo pochodzące z języka japońskiego, oznaczające “miejsce zdarzenia”. Chodzi tutaj o miejsce, w którym mają miejsce procesy przekształcania, gdzie produkt albo usługa są doskonalone i zyskują najważniejsze dla siebie cechy. Na przykładzie firmy produkcyjnej będzie to przede wszystkim linia montażowa, na której produkt uzyskuje swoje realne i docelowe kształty.
Podejście to zakłada więc regularne odwiedzanie takiego miejsca, co pozwala na bezpośrednie przyglądanie się procesowi i jego kontrolowanie (ale bez obwiniania pracowników), z możliwością znalezienia sposobów na późniejszą optymalizację procesu. Aby jednak było to możliwe, takie czynności warto wykonywać w określony sposób.
Na czym polega Gemba Walk?
Gemba Walk będzie w zgodzie z powyższą definicją oznaczało spacer, czyli przechadzanie się po miejscu, w którym mają miejsce kluczowe zdarzenia dla działalności firmy. Taki spacer to bezpośredni kontakt z procesem, ale także z ludźmi, którzy za niego odpowiadają. “Przechadzający” się menedżer lub kierownik nie skupia się więc tylko na procesie, ale właśnie na ludziach oraz budowaniu z nimi relacji i zaufania. Kluczem jest więc także zadawanie odpowiednich pytań, choć musi być to robione w nienatarczywy sposób, bez podejścia kontrolującego i traktowania z góry.
Gemba w podejściu Lean Management
Zarządzanie w zgodzie Lean wymaga przede wszystkim zebrania wszystkich niezbędnych danych tak, aby móc optymalizować procesy. Koncepcja Gemba idealnie wpisuje się w ten nurt. Daje bowiem możliwość zbliżenia menedżerów do procesu produkcyjnego oraz zdobycia przez nich najważniejszych informacji na jego temat. Pozwala także na dowiedzenie się o bieżących problemach firmy z pierwszej ręki, czyli bezpośrednio od pracowników, którzy biorą udział w procesie. Bez takiej namacalnej obserwacji oraz rozmów implementacja zmian staje się działaniem niemalże z zawiązanymi oczami. Właśnie dlatego Gemba Walking jest tak częstym podejściem w Lean Management, które musi opierać się na faktach, a nie domysłach.
Z naszego bloga dowiesz się dokładnie, czym jest Lean Manufacturing oraz jak w jego implementacji pomagają nasze rozwiązania.
Gemba Walks a podejście Kaizen
Kaizen to metoda ciągłego doskonalenia się i w jej nurt także wpisuje się filozofia Gemba. W tym przypadku Gemba to po prostu jedno z narzędzi wykorzystywanych w ramach Kaizen. Takie spacery promują bowiem zaangażowanie wszystkich osób. Są sposobem na to, aby pracownicy wyższego szczebla mieli okazję spotkać się z pracownikami z linii produkcyjnych, którzy często posiadają najbardziej wartościowe spostrzeżenia na temat procesu i zmian, jakie są w nim niezbędne.
Zapraszamy również do zapoznania się ze wpisem na temat Kaizen Karakuri, na przykładzie przedsiębiorstwa Toyota.
7 zasad Gemba Walk w praktyce
Nieodpowiednie zrozumienie tej metody może sprawić, że przerodzi się ona raczej w szukanie winnych, aniżeli w regularnie wykonywany proces, mający przynieść firmie korzyści oraz budować bardziej zaangażowany zespół pracowniczy. Dlatego też Gemba Walk powinien być wykonywany według pewnego klucza, który został wypracowany na podstawie wielu lat istnienia tej techniki.
Oto 7 zasad dobrze przeprowadzonego Gemba Walk:
1. Stworzenie planu
Podczas takiego spaceru menedżer zawsze musi mieć szeroko otwarte oczy oraz być otwartym na to, z czym się zetknie. Niemniej jednak warto wykonać ramowy plan Gemba Walk, czyli wskazać konkretne obszary, które zostaną sprawdzone.
2. Komunikowanie zespołowi
Pracownicy zdecydowanie nie lubią, gdy podczas wykonywania bieżących zadań patrzy im się na ręce. Dlatego warto zakomunikować im, co to jest Gemba Walk oraz w jakim celu się go wykonuje. W przeciwnym razie można bowiem spotkać się z podejrzliwością pracowników, a także tym, że niechętnie będą oni dzielić się swoimi doświadczeniami.
3. Pełne skupienie na Gemba Walk
Niestety często Gemba Walking przeradza się w sesję odbierania telefonów, co sprawia, że uwaga nie jest w pełni skupiona na procesie. Jest to oczywiście błędne podejście i takie przechadzki powinny być traktowane równie poważnie, co spotkania z kontrahentami. Trzeba mieć więc świadomość ich istotności dla firmy, co pozwoli skupić się tylko na tym, co tu i teraz.
4. Skupienie na MUDA
MUDA to straty w procesie, które zgodnie z podejściem Lean powinny być minimalizowane. Dlatego podczas Gemba Walk warto skupić się na tych operacjach, które nie należą do najbardziej efektywnych i które można poprawić z korzyścią dla firmy. Co to może oznaczać w firmie produkcyjnej? Przede wszystkim: nadprodukcję, nadmierne gromadzenie zapasów, niepotrzebne czekanie, zbędny ruch lub transport, a także niepełne wykorzystywanie możliwości pracowników.
5. Zapisywanie obserwacji
Gemba Walk ma na celu przede wszystkim obserwację, bez przedwczesnego wyciągania wniosków. Dlatego też warto mieć ze sobą notatnik, który pozwoli na zapisywanie pierwszych spostrzeżeń, bez ich natychmiastowego interpretowania. Na to ostatnie nadchodzi bowiem czas nieco później.
6. Zaproszenie do analizy osoby niezwiązanej z procesem
Proces może stać się z czasem nieco powtarzalny i nie przynosić aż tylu korzyści, co na samym początku. Dlatego też warto od czasu do czasu zaprosić do takiego spaceru osobę z innego działu, która nie jest związana z produkcją. Korzyścią takiego podejścia bez wątpienia będzie świeże spojrzenie, które – być może – pozwoli na wyciągnięcie nowych wniosków.
7. Komunikowanie rezultatów Gemba Walk
Istotne w tym podejściu jest również to, aby Gemba Walking nie przechodziło bez echa. Warto dzielić się swoimi wnioskami z pozostałymi członkami zespołu, a także z bezpośrednio zainteresowanymi, czyli pracownikami. Tym ostatnim pozwoli to upewnić się, że takie spacery mają konkretny cel. Zrozumieją także, że nie są robione po to, aby wychwycić ich błędy, a jedynie wykryć problemy procesowe.
Bonus: Wdrażaj zmiany
Gemba Walking ma pomóc wychwycić obszary wymagające usprawnienia. Jeśli więc takowe się pojawiają, to koniecznie trzeba zaplanować plan ich zmiany. Oczywiście nie wszystkie będą mogły być zaimplementowane od razu i niskim nakładem pracy. Najlepiej więc podchodzić do procesu metodą małych kroków, co także jest zgodne z podejściem Lean Management, zwłaszcza z filozofią Kaizen.
Wytwórstwo w Twojej firmie jest nadmiernie kosztochłonne? Sprawdź, jak powinna wyglądać dobrze zaplanowana redukcja kosztów produkcji tak, aby nie doprowadzała ona do obniżenia jakości produktów.
Czym NIE może być Gamba Walk?
Zdarza się, że przez Gemba Walking rozumie się mylnie za bezcelowy spacer po hali produkcyjnej. Wówczas przeprowadzany jest tylko po to, aby pokazać pracownikom, że ich menedżer jest zaangażowany w proces. Tak nie powinno jednak być, bezcelowe i częste przechadzanie się po fabryce może zostać bowiem odebrane w sposób negatywny.
Spacer nie ma być także sposobem na szukanie błędów oraz obwiniane pracowników za ich spowodowanie. Jeśli przyjmie się, że Gemba Walking jest traktowane w ten sposób, to będzie odbierane niechętnie i może obniżyć zaufanie do zarządzających.
Kolejnym błędem jest przeszkadzanie pracownikom podczas wykonywania zajęć. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby w tym czasie dopytywać ich o szczegóły wykonywanych zadań. Nie może być to jednak robione w taki sposób, aby zaburzało plan dnia i powodowało opóźnienia w cyklu produkcyjnym.
Dodatkowym błędem jest podchodzenie do Gemba Walking niczym do nalotu na halę produkcyjną. Warto zwracać uwagę, aby nie brało w nim udziału zbyt dużo osób, np. kilka do nawet kilkunastu osób wysokiego szczebla. Takie podejście będzie przywodziło na myśl kontrolę, która nigdy nie jest chętnie odbierana przez pracowników.
Jak widać Gemba Walk to podejście, które zdecydowanie warto rozważyć w każdej firmie. Dzięki niemu procesy stają się dla kadry wyższego szczebla bardziej jasne, co może skutkować możliwością wprowadzania lepszych, bardziej znaczących zmian.
System zarządzania produkcją MES to jeden ze sposobów, aby zoptymalizować działania firmy. Sprawdź, jaką ofertę w tym zakresie możemy Ci zaproponować.