Sposoby monitorowania aktywności przedsiębiorstwa
W małych przedsiębiorstwach produkcja, związane z nią procesy oraz inne działania, mogą być śledzone poprzez wymianę informacji między pracownikami. Jednak wraz ze wzrostem zakładu, ilość informacji znacząco rośnie, tworząc problem z organizacją pracy.
Pierwszym możliwym rozwiązaniem powyższego problemu jest prowadzenie konwersacji przez komunikatory lub poprzez wiadomości mailowe. Naturalnie w ten sposób będziemy mieli dostęp do wszystkich wiadomości z poziomu aplikacji komunikatora oraz możliwość ponownego ich sprawdzenia w przyszłości. Pomysł ten mógłby ułatwić znacząco organizację pracy przez kierownika, gdyż posiadałby on wszystkie informacje w jednym miejscu. Jednak równocześnie mógłby on borykać się ze zbyt dużą liczbą wiadomości, które niekoniecznie byłby dla niego istotne.
Spis treści:
- Narzędzia do monitorowania aktywności w przedsiębiorstwie
- Jakie rozwiązania do monitorowania są najlepsze?
Narzędzia do monitorowania aktywności w przedsiębiorstwie
Aby poradzić sobie z dużą ilością informacji dotyczących typowych procesów, warto przenieść je w inne źródło, np. arkusze kalkulacyjne przechowywane w chmurze, a wymagać od pracownika dodatkowej informacji jedynie w określonych sytuacjach (takich jak np. przeniesienie terminu produkcji) – wtedy wszystkie zdarzenia historyczne będziemy w stanie odnaleźć, a naszą uwagę będą skupiały jedynie te najważniejsze. Rozpoczynając produkcję pracownik wpisywałby w specjalnie przygotowany arkusz czas rozpoczęcia i inne tego typu aktywności. Dzięki temu kierownik może sprawdzić konkretne zapisy i prześledzić wykonane działania oraz stan produkcji przeglądając powyższe dokumenty (dostępność arkuszy w chmurze sprawia, że dane nie muszą być przesyłane między komputerami).
Rys 1. Przykładowy arkusz z dziennikiem aktywności 2020/tydzien1/Maszyna1.xls.
Ważne jest również, aby przed wdrożeniem takiego rozwiązania przemyśleć sposób nazywania arkuszy oraz organizację danych. Rozsądnym rozwiązaniem jest podział dysku w chmurze na foldery ze względu na daty, w których odpowiednie arkusze odpowiadałyby kolejnym tygodniom i maszynom.
Rys 2. Przykładowy podział arkuszy na dysku w chmurze
Jakie rozwiązania do monitorowania są najlepsze?
Wczesne uschematyzowanie zaowocuje w przyszłości zorganizowanym dostępem do danych historycznych i ułatwi znacząco możliwość analizy.
Dzięki powyższym prostym metodom będziemy mogli posiadać dziennik pracy, jednocześnie reagować na zdarzenia w zakładzie i przechowywać historię konwersacji. Rozwiązanie to sprawdza się również w przypadku powiększenia się firmy, gdyż istnieje możliwość dodania nowych arkuszy, ale jest to również przedsięwzięcie wymagające reorganizacji naszego systemu arkuszy. Przekazanie wiadomości jest czynnością, która wymaga dodatkowego czasu i uwagi pracownika, który w tym czasie mógłby zajmować się produkcją, a wiedza na temat czy dana wiadomość powinna trafić do kierownika znajduje się po jego stronie, przez co kierownik produkcji może dostawać za dużo lub za mało informacji, które go interesują. Dlatego w celu automatyzacji większych zakładów polecanym rozwiązaniem są systemy dedykowane.
Rozwiązania dedykowane są szybsze, skalowalne oraz bardziej przyjazne dla pracownika. Oprogramowanie to może być oparte o system notyfikacji. Systemy takie są nam znane z portali społecznościowych, gdzie, aby otrzymywać informację na dany temat, użytkownik musi nacisnąć odpowiedni przycisk do subskrypcji. Następnie dostaje on wszystkie interesujące go wiadomości, gdy zajdzie zdarzenie związane z jego subskrypcją. Powiadomienia są automatycznie wysyłane przez system, co ogranicza dodatkową pracę pracowników oraz są zorganizowane w taki sposób, aby dostęp do danych historycznych był prosty. Skalowanie w przeciwieństwie do arkuszy, jest proste, gdyż dodanie dodatkowej maszyny jest kwestią paru kliknięć, a nie przedsięwzięciem w reorganizacji wielu arkuszy.
Przykładem dedykowanego rozwiązania posiadającego system notyfikacji jest Nexelem – system zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym. Podczas pracy nad zleceniem zmieniła się specyfikacja kolejnej partii produkcyjnej i maszyna będzie musiała być odpowiednio przygotowana? Wiadomość o zmianie specyfikacji produktu zostanie wyświetlona na ekranie kierownika produkcji przez kilka sekund, a następnie zniknie, aby nie przeszkadzać mu w pracy.
Rys 3. Notyfikacja systemu Nexelem
Co gdy powiadomienie przyjdzie, gdy kierownik nie jest obecny przy ekranie komputera, albo je przeoczy? Podobnie jak we wcześniej wspomnianych witrynach, na ekranie znajduje się ikona powiadomień wraz z liczbą nieprzeczytanych notyfikacji, która po rozwinięciu pozwala mu na ich ponowne przeglądnięcie. Kliknięcie na notyfikację spowoduje przeniesienie do ekranu związanego z przedmiotem notyfikacji (np. widok zmienionego zamówienia).
Rys 4. Panel ostatnich aktywności systemu Nexelem
Dodatkowo Nexelem pozwala na personalizację interesujących nas notyfikacji. Przykładowo, kierownik produkcji jest zainteresowany wszystkimi działaniami związanymi z partiami produkcyjnymi, więc w ustawieniach wybiera opcję “Wyświetlaj wszystkie”. Będą go interesowały tylko i wyłącznie konkretne zamówienia, więc wybiera opcję “Wyświetlaj zasubskrybowane”, dzięki tej opcji tylko powiadomienia o wybranych przez niego zamówieniach będą wyświetlane. Kierownika nie będą interesowały żadne zmiany w ofertach składanych przez przedsiębiorstwo, więc wybiera opcję “Nie wyświetlaj”, dzięki czemu nie będzie dostawał informacji, które nie są mu potrzebne do pracy.
Monitorowanie aktywności przedsiębiorstwa jest kluczowe w podejmowaniu decyzji i planowaniu działań. Wraz ze wzrostem zamówień i liczby pracowników konieczne są narzędzia pozwalające w łatwy sposób śledzić działania zakładu.
Zainteresować może Cię też graf zależności etapów pracy, który pozwoli na większe monitorowanie procesu. Zachęcamy do zapoznania się z artykułem.
Digitalizacja produkcji pozwoli ci na dostęp do wielu wartościowych danych, które pozwolą ci sprawniej zarządzać firmą. Sprawdź, co możemy ci zaoferować!
O Nexelem
Nexelem to elastyczny, modułowy system usprawniający zarządzanie produkcją oraz optymalizujący działanie firmy. Tworzony przez firmę VirtusLab sp. z o.o. która od 2010 roku pomaga firmom produkcyjnym z całego świata osiągać więcej, niższym kosztem – również dla środowiska naturalnego. VirtusLab to ponad 350 specjalistów IT, którzy tworzą oprogramowanie i rozwiązania IT z myślą o optymalizacji procesów w Twojej firmie produkcyjnej.
Sprawdź nasz produkt w swoim środowisku.
