Graf zależności etapów pracy jako alternatywa klasycznej listy kontrolnej
Listy kontrolne (ang. checklists) to doskonały przykład prostego narzędzia, które poprawiło bezpieczeństwo oraz efektywność wielu czynności wykonywanych przez pracowników każdego dnia na całym świecie – zaczynając od aplikacji na smartfony zarządzających zadaniami do wykonania, a kończąc na pilotach samolotów oraz chirurgach.
Prawdopodobnie listy kontrolne używane są także w Twojej firmie, mimo że na co dzień mało kto się nad tym zastanawia. Przykładowo karta produkcyjna, na której wymagany jest podpis każdego pracownika wykonującego czynności związane z danym zleceniem, jest formą listy kontrolnej. W ten sposób możemy zapewnić, że żadna z czynności nie będzie wykonana dwa razy (bo podpis w danym polu już się pojawił), a także że żadna z czynności nie zostanie pominięta (bo przy finalizacji zlecenia brak podpisu w którymś z pól od razu rzuca się w oczy).
Spis treści:
Taka lista wydaje się spełniać swoją funkcję – poszczególni pracownicy są odpowiedzialni za określone czynności z sekwencji i po kolei podpisują się w kratkach. Ale czy możemy w jakiś sposób ulepszyć taki model, aby dawał nam lepszy podgląd na status realizacji zlecenia?
Wychodząc od specyfiki poszczególnych zadań i zależności między nimi, możemy dojść do wniosku, że zadania nie zawsze muszą być wykonywane jedno po drugim. Gdy spróbujemy odwzorować zależności między nimi w formie grafu, możemy łatwo zauważyć szczegóły, które przy spojrzeniu na poprzednią listę nie były oczywiste:
Przykładowo:
- aby wykonać zadanie “Zebranie danych dotyczących pakowania”, nie potrzebujemy nawet wykonania specyfikacji, więc to zadanie może być wykonane niezależnie – jedyne co jest dla nas istotne, to aby otrzymać dane przed etapem “Przewijanie”
- produkcję obu form drukowych możemy wykonywać niezależnie, ale obie muszą być gotowe przed krokiem “Druk”
Usprawnienie za pomocą grafu zależności
Oczywiście w powyższym przykładowym modelu każdy pracownik wykonujący dane kroki na co dzień może łatwo zapamiętać zależności między etapami i nie potrzebuje widzieć ich za każdym razem. Jednak pewna forma zapisu powiązań pomiędzy zadaniami może okazać się niezbędna, gdy:
- produkujemy zlecenia wysoce dostosowane do konkretnego przypadku
- zależności między zadaniami zaczynają się różnić pomiędzy zleceniami
- zależności zaczynają stawać się coraz bardziej skomplikowane
Ponadto reprezentacja etapów w formie grafu daje nam możliwość łatwego, wręcz intuicyjnego znalezienia odpowiedzi na pytania takie jak:
- Jakie czynności powinniśmy wykonać jako następny krok w realizacji zlecenia?
- Z jakiego powodu dane zlecenie nie może wejść w dany etap realizacji?
Dlaczego warto stosować graf etapów pracy?
Taki graf zależności etapów pracy może być z powodzeniem zastosowany na istniejących dokumentach bez nadmiernej ingerencji w istniejące procedury firmy – wzbogaca ona jedynie dane zawarte w tradycyjnej liście kontrolnej. Oprócz karty produkcyjnej graf zadań można stosować wszędzie tam, gdzie wiele osób musi potwierdzić lub zaraportować wykonane przez siebie operacje.
Proponowana metoda sprawdzi się dobrze jedynie w ramach pojedynczych dokumentów (np. karty produkcyjnej dla pojedynczego zlecenia) — przy pewnej skali obsługiwanych zleceń graf byłyby prawdopodobnie rozproszony po wielu dokumentach krążących po różnych działach w firmie. Zbudowanie jednego, dużego grafu zależności integrującego etapy prac z różnych dokumentów wykorzystywanych w działach zajmujących się logistyką, sprzedażą, produkcją, czy magazynem wymagać już będzie zastosowania elektronicznej wymiany informacji między “dokumentami” i działami.
Taką możliwość znajdziesz w aplikacji Nexelem. Na podstawie obserwacji przedsiębiorstw produkcyjnych zdecydowaliśmy, że graf zależności pomiędzy różnymi zdarzeniami związanymi ze zleceniem będzie jej trzonem. Dla każdego zamówienia wprowadzonego do systemu można wyświetlić graf etapów pracy i śledzić realizację każdego z etapów w czasie rzeczywistym, a oznaczanie poszczególnych zadań jako wykonane odbywa się przez raporty składane przez użytkowników – dzięki temu mamy szybki dostęp do historii danego zlecenia i czynności wykonywanych w jego ramach przez pracowników.
Monitorowanie stanu produkcji będzie znacznie prostsze, jeśli firma korzysta z grafu zależności etapów. Dowiedz się więcej, dlaczego warto taką kontrolę wprowadzić!
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej to zapraszamy do kontaktu!
Odpowiednia organizacja produkcji pozwoli ci na zoptymalizowanie wszelkich procesów w twojej firmie. Dowiedz się z nami, w jaki sposób to zrobić!
O Nexelem
Nexelem to elastyczny, modułowy system usprawniający zarządzanie produkcją oraz optymalizujący działanie firmy. Tworzony przez firmę VirtusLab sp. z o.o. która od 2010 roku pomaga firmom produkcyjnym z całego świata osiągać więcej, niższym kosztem – również dla środowiska naturalnego. VirtusLab to ponad 350 specjalistów IT, którzy tworzą oprogramowanie i rozwiązania IT z myślą o optymalizacji procesów w Twojej firmie produkcyjnej.
Sprawdź nasz produkt w swoim środowisku.
