Oprogramowanie na zamówienie czy gotowe rozwiązanie?

Firmy produkcyjne każdej wielkości w pewnym momencie stają przed koniecznością optymalizacji swoich procesów i zwiększenia efektywności operacyjnej. Kluczowym elementem tej transformacji jest oprogramowanie na zamówienie, które nie tylko wspiera bieżące działania, ale również umożliwia adaptację do przyszłych wyzwań rynkowych. 

Decyzja o wyborze konkretnego rozwiązania informatycznego ma daleko idące konsekwencje, wpływając na konkurencyjność, innowacyjność i zdolność firmy do szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby klientów. W dobie Przemysłu 4.0 firmy produkcyjne muszą być gotowe na integrację zaawansowanych technologii. Wybór odpowiedniego oprogramowania może albo ułatwić, albo utrudnić tę integrację, wpływając tym samym na długoterminową konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Decyzja o wyborze między oprogramowaniem na zamówienie bądź gotowym rozwiązaniem jest więc dla każdego przedsiębiorstwa strategicznym wyborem, który może zadecydować o jego przyszłości.

Co wybrać? Czy istnieje trzecia droga, którą może obrać firma?

Spis treści:

• Charakterystyka oprogramowania na zamówienie
• Gotowe rozwiązania – czym różnią się od oprogramowania na zamówienie?
• Analiza porównawcza: oprogramowanie na zamówienie vs. gotowe rozwiązania
• Oprogramowanie na zamówienie czy gotowe rozwiązanie? Czynniki wyboru
• Oprogramowanie na zamówienie z gotowych komponentów – równowaga między podejściami
• Oprogramowanie na zamówienie kontra gotowe rozwiązania – podsumowanie

Charakterystyka oprogramowania na zamówienie

Oprogramowanie na zamówienie to rozwiązanie projektowane i implementowane specjalnie dla konkretnej firmy. Proces ten rozpoczyna się od szczegółowej analizy potrzeb i wymagań klienta, a następnie przechodzi przez etapy projektowania, rozwoju, testowania i wdrożenia.

Jakie są zalety rozwiązań customowych?

• Dopasowanie do specyficznych procesów: oprogramowanie na zamówienie można precyzyjnie dostosować do unikalnych procesów produkcyjnych firmy, co może znacząco zwiększyć efektywność operacyjną.
• Elastyczność i skalowalność: możliwość modyfikacji i rozbudowy systemu w miarę rozwoju firmy lub zmiany jej potrzeb.
• Przewaga konkurencyjna: unikalne rozwiązania mogą zapewnić firmie przewagę nad konkurencją, która korzysta z standardowych narzędzi.
• Integracja z istniejącymi systemami: łatwiejsza integracja z już funkcjonującymi w firmie rozwiązaniami IT.
• Pełna kontrola nad kodem źródłowym: firma ma pełne prawa do oprogramowania, co daje swobodę w zarządzaniu i rozwijaniu systemu.

Oczywiście oprogramowanie na zamówienie może mieć także swoje negatywne strony, z którymi warto zapoznać się, nim zdecydujemy się na tę formę systemu.

• Wyższe koszty początkowe: tworzenie oprogramowania od podstaw wymaga znacznych nakładów finansowych.
• Dłuższy czas wdrożenia: proces analizy, projektowania i implementacji może trwać długie miesiące lub nawet lata.
• Ryzyko błędów: nowo tworzone oprogramowanie może zawierać więcej błędów niż sprawdzone, gotowe rozwiązania.
• Zależność od dostawcy: firma może być uzależniona od konkretnego dostawcy w zakresie wsparcia i rozwoju systemu.
• Konieczność zaangażowania zasobów wewnętrznych: proces wymaga znacznego zaangażowania pracowników firmy w specyfikację wymagań i testowanie.

Gotowe rozwiązania – czym różnią się od oprogramowania na zamówienie?

W tym wypadku mamy do czynienia ze standardowymi pakietami oprogramowania, które można wdrożyć stosunkowo szybko i które oferują szeroki zakres funkcjonalności dla firm produkcyjnych. Są one opracowywane z myślą o zaspokojeniu potrzeb wielu różnych przedsiębiorstw w danej branży.

Co z pewnością spodoba się właścicielom firm?

• Niższe koszty początkowe: gotowe systemy są zazwyczaj tańsze w zakupie i wdrożeniu niż rozwiązania tworzone na zamówienie.
• Szybsze wdrożenie: możliwość szybkiego uruchomienia systemu, często w ciągu kilku tygodni lub miesięcy.
• Sprawdzona funkcjonalność: systemy są już przetestowane i sprawdzone w wielu firmach, co minimalizuje ryzyko błędów.

Co będzie ich ograniczać?

• Ograniczona elastyczność: trudności w dostosowaniu do specyficznych procesów firmy.
• Nadmiar lub brak funkcji: gotowe systemy mogą zawierać zbędne funkcje lub nie posiadać tych kluczowych dla danej firmy.
• Koszty dostosowania: modyfikacje i dostosowania mogą być kosztowne i czasochłonne.
• Zależność od dostawcy: uzależnienie od harmonogramu aktualizacji i decyzji rozwojowych dostawcy.

Analiza porównawcza: oprogramowanie na zamówienie vs. gotowe rozwiązania

Aby lepiej zrozumieć różnice między oprogramowaniem na zamówienie a gotowymi rozwiązaniami, warto szczegółowo porównać oba rodzaje systemów w kluczowych obszarach. 

Koszty

Jednym z najważniejszych aspektów są oczywiście środki niezbędne na stworzenie, wdrożenie i dostosowanie systemu. 

Oprogramowanie na zamówienie charakteryzuje się wysokimi kosztami początkowymi związanymi z analizą, projektowaniem i implementacją. W dłuższej perspektywie może ono przynieść oszczędności dzięki precyzyjnemu dopasowaniu do potrzeb firmy – nie ma potrzeby dokonywania skomplikowanych modyfikacji. 

Gotowe rozwiązania oznaczają niższe koszty początkowe, często oparte na modelu subskrypcyjnym, ale mogą generować wyższe koszty długoterminowe związane z opłatami licencyjnymi i koniecznymi dostosowaniami. Warto zastanowić się, na ile będzie nam potrzebna customizacja i przeprowadzić analizę ROI – czy bardziej opłacalny nie będzie system stworzony na zamówienie?

Czas wdrożenia

To kolejny kluczowy czynnik. Tworzenie oprogramowania na zamówienie to długi proces, który może trwać od kilku miesięcy do kilku lat. Wymaga on kompleksowej analizy, projektowania, implementacji i testowania. Gotowe rozwiązania można wdrożyć znacznie szybciej, często w ciągu kilku tygodni lub miesięcy, co pozwala na szybsze osiągnięcie korzyści w działalności operacyjnej. 

Jeśli działamy pod presją czasu i nie zależy nam na niestandardowych rozwiązaniach – tu wygrywają gotowe komponenty lub pełne systemy oprogramowania.

Dostosowanie do specyfiki i procesów biznesowych

Oprogramowanie na zamówienie oferuje idealne dopasowanie do unikalnych procesów i wymagań firmy, umożliwiając implementację nietypowych funkcjonalności i zapewniając elastyczność w dostosowywaniu systemu do zmieniających się potrzeb. 

Teoretycznie szybsze i tańsze gotowe rozwiązania często wymagają dostosowania procesów firmy do logiki systemu, co może być wyzwaniem dla organizacji o bardzo specyficznych wymaganiach.

Skalowalność

Rozszerzając kwestię dostosowań do działalności firmy – customowe oprogramowanie daje pełną kontrolę nad rozwojem systemu i możliwość dodawania nowych funkcjonalności w dowolnym momencie, choć może to wiązać się z wyzwaniami w zakresie skalowania bez odpowiedniego planowania. 

Gotowe rozwiązania oferują łatwość skalowania w ramach oferowanych planów subskrypcyjnych, ale mogą ograniczać możliwości rozbudowy poza funkcjonalności oferowane przez dostawcę – a to już może stanowić poważną przeszkodę w przypadku wyspecjalizowanych sektorów w branży produkcyjnej.

Support

Oprogramowanie na zamówienie wymaga posiadania własnego zespołu IT lub stałej współpracy z firmą deweloperską – oznacza to wyższe koszty i konieczność większego zaangażowania, lecz daje pełną kontrolę nad procesem utrzymania i rozwoju systemu.

“Gotowce” to pod tym kątem nieco wygodniejsza opcja; dostawcy zapewniają dostęp do profesjonalnego wsparcia technicznego oraz regularne aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa (przy ograniczonej kontroli nad harmonogramem i zakresem aktualizacji).

Integracja z innymi systemami

System można zaprojektować z myślą o integracji z istniejącą infrastrukturą IT, oferując elastyczność w tworzeniu interfejsów API i konektorów do innych platform. Jeśli zdecydujemy się na gotowe rozwiązanie, do dyspozycji mamy zazwyczaj standardowe interfejsy API i konektory do popularnych systemów – ułatwiają one integrację z innymi rozwiązaniami tego samego dostawcy, ale mogą ograniczać możliwości integracji z bardziej nietypowymi lub starszymi systemami.

Oprogramowanie na zamówienie czy gotowe rozwiązanie? Czynniki wyboru

Przy podejmowaniu decyzji o wyborze między oprogramowaniem na zamówienie a gotowym rozwiązaniem, firmy produkcyjne powinny wziąć pod uwagę szereg czynników – to wszak bardzo istotna decyzja, która rzutuje na całość działalności firmy w tej branży. Wielkość i złożoność organizacji odgrywa kluczową rolę – duże przedsiębiorstwa o skomplikowanych procesach mogą bardziej skorzystać z rozwiązań customowych, podczas gdy mniejsze firmy działające w podstawowym zakresie mogą efektywnie działać na gotowych systemach. Budżet i zasoby finansowe również mają istotne znaczenie – mniejsze firmy z ograniczonym budżetem mogą preferować gotowe rozwiązania ze względu na niższe koszty początkowe.

Niektóre sektory produkcyjne mogą wymagać bardzo specjalistycznych funkcji, które nie są dostępne w standardowych pakietach. Strategia długoterminowa firmy, w tym planowany rozwój i potencjalne zmiany w procesach produkcyjnych, może wpływać na wybór bardziej elastycznego rozwiązania. Kompetencje IT wewnątrz organizacji również odgrywają rolę – firmy z silnym działem IT mogą być lepiej przygotowane do zarządzania customowym oprogramowaniem.

Bezpieczeństwo danych to kolejny kluczowy aspekt – wymagania dotyczące ochrony danych i poufności mogą faworyzować rozwiązania on-premise lub customowe. Firmy działające na wielu rynkach mogą potrzebować systemów obsługujących różne języki, waluty i regulacje prawne, co może wpływać na wybór bardziej elastycznego rozwiązania.

Musimy pamiętać o kwestiach prawnych, które nieraz bywają pomijane przy rozważaniach na tematy techniczne. Regulacje prawne i wymogi zgodności (compliance) w niektórych branżach mogą wymagać specyficznych funkcjonalności systemu, co może przesądzić o konieczności stworzenia rozwiązania customowego.

Oprogramowanie na zamówienie z gotowych komponentów – równowaga między podejściami

W świetle przedstawionych wcześniej rozważań na temat różnych form systemu zarządzania produkcją warto zwrócić uwagę na trzecią, często optymalną opcję – platformę narzędzi i komponentów. Takie podejście łączy w sobie zalety gotowych rozwiązań i oprogramowania na zamówienie, jednocześnie minimalizując ich wady.

Firma ma do dyspozycji elastyczne środowisko, które pozwala na budowanie customowych systemów dedykowanych konkretnym klientom, przy jednoczesnym wykorzystaniu sprawdzonych, gotowych elementów. Dzięki temu możliwe jest stworzenie rozwiązania, które dokładnie odzwierciedla procesy biznesowe danej organizacji, bez konieczności rozpoczynania prac od zera.

Od zera do MVP w rekordowym czasie

Kluczową zaletą tego podejścia jest znaczące skrócenie czasu od rozpoczęcia wdrożenia do uzyskania minimalnego produktu użytkowego (MVP). Wykorzystanie gotowych komponentów i narzędzi pozwala na szybkie stworzenie podstawowej funkcjonalności systemu, która może być natychmiast wykorzystana przez klienta. To z kolei umożliwia płynne i bezproblemowe przejście do pełnej wersji systemu, gdyż użytkownicy mogą stopniowo zapoznawać się z nowym oprogramowaniem i uczestniczyć w procesie jego rozbudowy.

Szybkie dostarczenie MVP pozwala na wczesne zebranie opinii użytkowników i iteracyjne doskonalenie systemu w myśl filozofii kaizen. Dzięki temu końcowy produkt jest lepiej dopasowany do rzeczywistych potrzeb organizacji, a ryzyko niepowodzenia projektu znacząco maleje.

Rozszerzaj system bez ograniczeń

Elastyczność platformy narzędzi i komponentów pozwala również na łatwiejsze wprowadzanie zmian i rozbudowę systemu w przyszłości. W miarę jak procesy biznesowe klienta ewoluują, oprogramowanie może być modyfikowane i rozszerzane przy wykorzystaniu istniejących komponentów lub poprzez dodawanie nowych, specjalnie zaprojektowanych elementów.

Oprogramowanie na zamówienie kontra gotowe rozwiązania – podsumowanie

Wybór optymalnego rozwiązania powinien być oparty na dokładnej analizie potrzeb firmy, jej procesów biznesowych, dostępnego budżetu, wymagań czasowych oraz długoterminowej strategii rozwoju. Kluczowe jest również uwzględnienie takich czynników jak skalowalność systemu, możliwości integracji systemu z istniejącą infrastrukturą IT oraz potencjał do adaptacji nowych technologii w przyszłości.

Platforma gotowych narzędzi i komponentów jawi się jako złoty środek, łączący zalety oprogramowania na zamówienie i gotowych systemów. Umożliwia ona stworzenie dostosowanego rozwiązania przy wykorzystaniu gotowych, sprawdzonych części składowych. Niezależnie od wybranego rozwiązania musimy jednak mieć pewność, że system będzie wspierał nie tylko bieżące operacje, ale również umożliwiał adaptację do przyszłych wyzwań i trendów w Przemyśle 4.0 i jego późniejszych iteracjach.