Kaizen – ciągłe doskonalenie produkcji w tym roku

Filozofia Kaizen jest pojęciem, z którym powinien zmierzyć się każdy dobry team lider lub menedżer, zwłaszcza w firmie produkcyjnej. W ogólnym rozumieniu to działania polegające na nieustannym doskonaleniu różnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa tak, aby sprostać wymagającym klientom, a także opierać się rynkowym turbulencjom. Co jednak sprawia, że metoda Kaizen jest zwłaszcza obecnie tak wartościowa, a także jakie są przykłady firm, które z sukcesem ją wdrożyły? Zachęcamy do lektury.

Spis treści:

1. Co to jest Kaizen?
2. Skąd wzięło się pojęcie Kaizen?
3. Gdzie stosuje się metodę Kaizen i dlaczego?
4. 10 zasad Kaizen
   1. Problemy = możliwości
   2. Pytanie 5 razy “dlaczego”
   3. Czerpanie pomysłów od wszystkich
   4. Branie pod uwagę pomysłów możliwych do wdrożenia
   5. Odrzucanie ustalonego stanu rzeczy
   6. Odrzucanie wymówek
   7. Dobre rozwiązania są lepsze, aniżeli żadne
   8. Spryt > pieniądze
   9. Korygowanie pomyłek na bieżąco
   10. Ulepszanie nigdy nie ma końca
5. Zarządzanie Kaizen w praktyce
   1. SumiRiko
   2. Wedel
6. Kaizen teraz i w przyszłości, czyli trendy na ten rok
7. Podsumowanie

Co to jest Kaizen?

Pojęcie Kaizen to z języka japońskiego “zmiana na lepsze”. Zmianę tę można przekładać nie tylko na grunt zawodowy, ale również osobisty. Najczęściej jednak spotykamy się z nią w odniesieniu do przedsiębiorstw, które filozofię tę wdrażają z myślą o poprawie procesów wewnętrznych.

Co jednak równie istotne, Kaizen to zmiana stopniowa, często wychodząca od pracowników niższych szczebli, którzy nierzadko najlepiej wiedzą, z jakimi wyzwaniami firma zmaga się na co dzień. Często mają oni też doskonałe pomysły na to, jak dane obszary można udoskonalić, ale w “bezbolesny” sposób.

Filozofia ta stawia bowiem na zmianę stopniową, a przez to łatwiejszą dla ludzi. Dobrzy menedżerowie doskonale przecież wiedzą, że nawet niewielkie modyfikacje często wywołują wśród pracowników opór, a nierzadko strach. Jednak Kaizen, właśnie dzięki temu, że jest metodą małych kroków, chroni przed taką niechęcią. Sprawia to, że jest filozofią bardzo efektywną, gdyż rozumie sposób, w jaki działają ludzie nie tylko w ramach organizacji, ale również na co dzień.

Zarządzanie Kaizen jest też jednym z narzędzi wykorzystywanych w ramach lean manufacturing. Razem przyświecają im bowiem cele polegające na optymalizacji procesów, ale w taki sposób, aby zapewnić odbiorcy jak najwyższą jakość oraz bez budowania niechęci wśród pracowników. Dzięki temu firma kreuje większą wartość w oczach klientów i staje się coraz bardziej konkurencyjna.

Skąd wzięło się pojęcie Kaizen?

Kaizen jest pojęciem wywodzącym się z Japonii. Za absolutnego guru tej filozofii uznaje się Masaaki Imai’a, który w 1986 roku opublikował książkę pt. “Kaizen: The key to Japan’s competitive success“. Rok przed publikacją założył też Kaizen Institute, który zajmuje się rozpowszechnianiem filozofii opartej na ciągłym doskonaleniu. Instytut ten wciąż działa w sposób aktywny tak, aby krzewić idee pozwalające osiągnąć niezwykłe efekty, zwłaszcza w działalności biznesowej.

Gdzie stosuje się metodę Kaizen i dlaczego?

Metoda ciągłego doskonalenia może mieć zastosowanie we wszystkich obszarach naszego życia. Jednak najbardziej popularna stała się na gruncie biznesowym, jako technika przyświecająca zarządzaniu organizacją. Dotyczy ona przede wszystkim optymalizacji procesów produkcyjnych, choć można przełożyć ją na grunt właściwie każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego sposobu działania.

Co jednak sprawia, że zarządzanie w duchu Kaizen od dekad wciąż ma rację bytu? Powodów jest wiele.

Po pierwsze, metoda ta stawia na aktywizację pracowników. W dobrym świetle jest to, aby zgłaszali oni pomysły na udoskonalenia, które finalnie przyniosą wartość całej firmie.

Po drugie, tworzy atmosferę skupienia na procesie, a nie na wyniku. Dzięki temu pracownicy lepiej czują się w organizacji, która poprawia się w sposób stopniowy oraz przy znaczącym ich udziale.

Po trzecie, filozofia ta jest łatwa do zrozumienia. Zazwyczaj wystarczy pojedynczy cykl szkoleń, aby jej zasady pojęli szeregowi pracownicy oraz wiedzieli, w jaki sposób wykorzystywać ją na co dzień.

Po czwarte, gwarantuje ona firmie długoterminowe zyski, o ile jest w odpowiedni sposób stosowana. Wymagane jest jednak wdrożenie takiej kultury organizacyjnej, która będzie premiowała inicjatywy związane nawet z najdrobniejszymi zmianami. Zmiany polegające na rewolucji mogą być bowiem wartościowe, jednak ich wdrożenie jest trudniejsze oraz bardziej czasochłonne.

Po piąte, jest tania. Wdrożenie wielu drobnych modyfikacji może przynieść długofalowo ogromny efekt, ale mniejszym kosztem. To ważne zwłaszcza obecnie, gdy przedsiębiorstwa muszą być tak elastyczne i intensywnie się rozwijać, ale z jednoczesnym szukaniem oszczędności.

Zarządzasz produkcją? Jeśli tak, to koniecznie wejdź na naszego bloga, z którego dowiesz się jak osiągnąć redukcję kosztów produkcji i tym samym zarabiać, pomimo trudnej sytuacji na rynku.

10 zasad Kaizen

Na jeszcze łatwiejsze zrozumienie tego podejścia pozwalają zasady, które wykształtowali praktycy oraz propagatorzy tej metody. Oto jak brzmią one w praktyce:

• Problemy = możliwości

Choć w działalności biznesowej oraz w życiu chcielibyśmy za wszelką cenę unikać problemów, to niestety nie jest to możliwe. A może “stety”? Okazuje się bowiem, że problem to największa szansa na zmianę i tym samym rozwój.

• Pytanie 5 razy “dlaczego”

Metoda “5 why” to sposób na odkrywanie źródeł problemów. Dzięki niej docieramy to przyczyny, co jednocześnie sprawia, że możemy znaleźć sposób, aby naprawić dany obszar.

• Czerpanie pomysłów od wszystkich

Otwarcie się na pomysły dochodzące ze wszystkich źródeł to podstawa zarządzania Kaizen. Każdy – również szeregowy pracownik produkcji – może zaproponować rozwiązanie wartościowe, idealnie odpowiadające potrzebom firmy. Takie podejście sprawia też, że wszyscy czują się docenieni i zaangażowani. Pozwala to budować zgrany zespół, który wzajemnie się wspiera.

• Branie pod uwagę pomysłów możliwych do wdrożenia

Nie wszystko musi być zrobione tak, jak dokonała tego konkurencja. Jeśli coś wydaje się możliwe do wdrożenia, to być może tak jest i to nawet wtedy, gdy pomysł – na pierwszy rzut oka – wydaje się nietypowy.

• Odrzucanie ustalonego stanu rzeczy

Rozwiązywanie bieżących problemów często wymaga odważnego wyjścia poza ramy. Warto w tym przypadku stosować się do zasady, że każde zadanie może być wykonane szybciej i lepiej, a często również taniej. Wszystko to często dzięki małym korektom wychodzącym od pracowników niższych szczebli.

• Odrzucanie wymówek

Zmiana nie jest łatwa, ale mała okazuje się być łatwiejsza, aniżeli żadna. Stąd też tak ogromna wartość filozofii kaizen, która jest na tyle przyjazna, że opiera się wymówkom, aby czegoś nie zrobić.

• Dobre rozwiązania są lepsze, aniżeli żadne

Perfekcja jest przeciwieństwem Kaizen. Choć oczywiście filozofia ta w pewien sposób zakłada dążenie do niej, to ze świadomością, że idealne nie istnieje. Drobne zmiany są więc w cenie, stanowią bowiem małe kroki w drodze ku lepszemu.

• Spryt > pieniądze

Duży budżet wcale nie musi oznaczać sukcesu. Marnotrawstwo to niestety jeden z problemów dużych firm, na co nie mogą pozwolić sobie mniejsze podmioty. Te ostatnie częściej bowiem muszą wykorzystywać spryt i swoją elastyczność, co jest w pełni zgodne z metodą Kaizen.

• Korygowanie pomyłek na bieżąco

Wdrażanie niewielkich udoskonaleń sprawia, że łatwiej je kontrolować. Mimo tego trzeba pamiętać, aby w razie potrzeby wprowadzić odpowiednie korekty. Tutaj ponownie warto mieć na uwadze, że problemy są nieuniknione i wcale nie trzeba ich unikać. Są one bowiem częścią procesu i czasem konieczne jest zrobienie jednego kroku wstecz, aby móc wykonać dwa kroki do przodu.

• Ulepszanie nigdy nie ma końca

Kaizen nigdy się nie kończy, ponieważ stan idealny nie istnieje. Perspektywa ta wcale nie jest jednak pesymistyczna. Wręcz przeciwnie: sprawia, że skupiamy się na ciągłych postępach, ale bez oczekiwania punktu, w którym sytuacja okaże się idealna. Zaletą takiej świadomości jest również to, że odważniej wprowadzamy drobne zmiany, nie czekamy bowiem na to, aby były one idealne.

Zarządzanie Kaizen w praktyce

Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że każdy team lider, majster lub pracownik produkcji najbardziej doceni praktyczne sukcesy związane ze wdrożeniem Kaizen. Nie warto jednak przytaczać przykładów gigantów takich jak Toyota, których sposób działania oraz budżet są dla większości podmiotów nieosiągalne. Skupmy się więc na mniejszych podmiotach, które wdrożyły tę filozofię zarządzania i to z ogromnymi sukcesami.

SumiRiko

Filozofia Kaizen została wdrożona jako jeden z priorytetów i kierunków działania firmy SumiRiko zajmującej się produkcją gumowych i gumowo-metalowych części antywibracyjnych. Przedsiębiorstwo to jest liderem w swojej branży, który podkreśla swoje zaangażowanie w realizację celów niefinansowych. Jak czytamy na stronie firmy, w roku 2022 – również dzięki tej filozofii – udało jej się zredukować produkcję odpadów o 8 proc. w stosunku do wskaźników z 2017 roku. Nie zanotowano także wypadków w miejscu pracy, co świadczy o dużym zaangażowaniu w kreowanie środowiska bezpiecznego dla osób zatrudnionych.

Główne efekty biznesowe Kaizen: oszczędności związane z mniejszym zużyciem surowców i mniejsza rotacja, dzięki budowaniu marki przyjaznej pracownikom.

Wedel

Historia marki Wedel sięga 1851 roku. Jednak ze względu na tak dużą konkurencję na rynku, nie może ona pozwolić sobie tylko na bazowanie na tradycji. Stąd też w ostatnich latach zdecydowała się na wdrożenie zarządzania w duchu Kaizen, dla usprawnienia procesów produkcyjnych. Pozwoliło jej to na poprawienie ergonomii, zmianę organizacji pracy poprzez modyfikację dzielenia obowiązków, a także skrócenie czasu, w jakim poszczególne linie przygotowane są do startu produkcji.

Główne efekty biznesowe Kaizen: bardziej zyskowna produkcja, dzięki optymalizacji procesu.

Kaizen teraz i w przyszłości, czyli trendy na ten rok

Zarządzanie w myśl filozofii Kaizen nie jest modą, która pojawiła się wczoraj i jutro przeminie. Wręcz przeciwnie – jak pokazaliśmy wcześniej, to podejście przetestowane zostało przez wiele przedsiębiorstw różnej wielkości, które mają na swoim koncie wiele sukcesów z nim związanych. Również aktualna sytuacja geopolityczna oraz makroekonomiczna sprawiają, że wdrożenie Kaizen jest jeszcze bardziej konieczne. Dlaczego?

Obecna rzeczywistość gospodarcza to dla przedsiębiorców przede wszystkim czas niepewności. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy jest sytuacja spowodowana wojną, a także makroekonomia. W przypadku tej ostatniej chodzi tu o takie czynniki jak:

• zerwane łańcuchy dostaw,
• problemy z dostawami surowców,
• zmienne ceny transportu,
• rosnące ceny energii,
• przewidywane spowolnienie gospodarcze.

Wszystkie te czynniki sprawiają, że firma musi być bardzo elastyczna oraz otwarta na zmiany (zgodnie z filozofią Kaizen). Słowem tego roku w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych z pewnością będzie więc OPTYMALIZACJA i to na wielu różnych płaszczyznach.

Powód? Obecnie przedsiębiorstwa po prostu nie mogą pozwolić sobie na marnotrawstwo, czemu zapobiegają nowoczesne technologie, takie jak system automatycznego harmonogramowania produkcji. Dzięki niemu odciąża się planistów, którzy tym samym mogą skupić się na innych obszarach działalności przedsiębiorstwa wymagających zmian i ulepszenia.

System zarządzania produkcją MES to kolejny sposób na usprawnienie działania przedsiębiorstwa w zgodzie z Kaizen i lean manufacturing, ponownie w oparciu o nowoczesną technologię dopasowywaną do potrzeb danego podmiotu. Takie narzędzie pozwala bowiem na ciągłe monitorowanie rentowności produkcji i wydajności pracowników, a także planowanie produkcji wieloetapowej.

Podsumowanie

Kaizen to pojęcie nieodłącznie związane z lean manufacturing. Razem mają one na celu takie zarządzanie, aby dostarczać klientowi najwyższą jakość, ale bez marnotrawstwa zasobów oraz dzięki sprawności procesu. W nowoczesnych firmach jest to jednak praktycznie niemożliwe bez nowoczesnych rozwiązań do optymalizacji działań produkcyjnych, które można oczywiście znaleźć w ofercie Nexelem. Aby poznać ich szczegóły, serdecznie zachęcamy do bezpośredniego kontaktu.