News
Home / Optymalizacja produkcji / Organizacja korespondencji z klientem

Organizacja korespondencji z klientem

Każde przedsiębiorstwo w celu osiągnięcia przychodu, musi znaleźć klienta, który zapłaci za usługi lub dobra przez nie produkowane. W przypadku niewielkiego przedsiębiorstwa, takiego jak zakład mechaniki pojazdowej, cała komunikacja z klientem może opierać się o telefon, zeszyt i długopis w celu umówienia się na przegląd techniczny. Jednakże w dużych zakładach, z osobnymi działami sprzedaży ilość wykonanych telefonów, przesłanych maili czy załączników jest bardzo duża. Jak więc w takiej sytuacji, utrzymać zorganizowaną historię korespondencji z klientami?

Niezaznajomiona z tematem osoba czytając powyższe wprowadzenie mogłaby stwierdzić, że przecież istnieją maile, w których można wymieniać załączniki, na podstawie których w kolejnym etapie tworzone jest zamówienie. Następnie trafia ono do produkcji i w końcu produkt wysyłany jest do klienta. Świat byłby idealny, gdyby klienci nie zmieniali swoich wymagań, odsyłali kolejne poprawki, czy uzgadniali przez telefon dodatkowe szczegóły. Prawdopodobnie w Twoim przedsiębiorstwie używanie poczty elektronicznej, jednak gdy korespondencja się rozrasta, klient tworzy nowe maile, zamiast odpisywać w jednej konwersacji, ciężko znaleźć odpowiednie informacje.

Czy istnieją więc proste sposoby, które zapewnią nam w łatwy sposób lepszą organizację wszystkich wiadomości od klienta?

Jeżeli korespondencja z danym kontrahentem jest niewielka, filtr po adresie mailowym może być wystarczający. Aczkolwiek przy częstej wymianie wiadomości, konieczny staje się dodatkowy sposób organizacji e-maili. Prostym sposobem, który możesz wprowadzić już dziś jest tagowanie wiadomości.

Tagi są dostępne w większości programów do obsługi wiadomości e-mail i pozwalają nam dodać etykietę do korespondencji. Najczęstsze tagi, które występują to “Notyfikacje”, “Społeczności” lub “Ważne”, ale czemu nie dodać własnej etykiety z numerem zamówienia? W ten sposób łatwo dostać całą korespondencję, a kilka kliknięć, załatwi nam problem z szukaniem ważnego maila w przyszłości.

Problem powstaje, gdy w naszej poczcie istnieje limit tagów, rozwiązanie to wtedy wymagałoby usuwania tych starych, co potencjalnie wyklucza użyteczność tego działania dla wszystkich zamówień, aczkolwiek dla wybranych dużych zleceń może okazać się użyteczne.

Co jednak z dużymi załącznikami, plikami projektów, rozmowami telefonicznymi? Wszystkie te pliki oraz potencjalnie spisane notatki z rozmowy telefonicznej, czy pobrane maile możemy trzymać na naszym dysku. Warto jednak już dziś pomyśleć nad rozwiązaniem chmurowym, co w łatwy sposób ograniczy dostęp tylko do upoważnionych osób, oraz zapewni dostęp z wielu urządzeń.

To rozwiązanie częściowo zaspokaja nasze potrzeby, lecz wymagana jest dobra organizacja i utrzymanie porządku przy użyciu wcześniej wspomnianych narzędzi. Istnieją sposoby, które są w stanie usprawnić działanie oraz dostępność powyższego rozwiązania. Dedykowane oprogramowanie utrzymuje wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu. W obrębie jednego programu znajdziemy zamówienie oraz związane z nią aktywności, maile oraz wyeksportowane załączniki. System automatycznie utrzymuje porządek w korespondencji, w przeciwieństwie do jednej skrzynki pocztowej dzielonej przez wielu sprzedawców. Dodatkowo jeżeli w naszej firmie, każdy sprzedawca posiada osobną skrzynkę pocztową, oprogramowanie dedykowane pozwoli na dostęp do konwersacji współpracownika z klientem w wypadku niedyspozycji jednego ze sprzedawców, w przeciwieństwie do prywatnych kont pocztowych.

Zarządzanie przedsiębiorstwem w jednym miejscu

Przykładem takiego rozwiązania, które działa w powyżej opisany sposób, jest oprogramowanie Nexelem. Jest to system do zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym w metodologii lean, który zapewnia możliwość przeprowadzenia całego procesu od złożenia oferty, przez produkcję aż do wydania produktu z zakładu. Na każdym z tych etapów korespondencja z klientem może zostać łatwo przechowana oraz wyświetlona z poziomu używanego kontekstu, bez zbędnego klikania i zmiany okien przeglądarki. Dodatkowym atutem jest to, że aktywności wykonane w pierwszej kolejności takich jak np. tworzenie zamówienia, są widoczne w późniejszych etapach takich jak produkcja zamówienia, co znacząco poprawia przejrzystość i ułatwia pracę w zakładzie, gdyż potrzebne wiadomości związane z produkcją oraz korespondencja można znaleźć w jednym widoku. Dużą zaletą takiego rozwiązania jest łatwe i konfigurowalne ograniczenie dostępu. Na przykład korespondencja z klientem prowadzona przez dział sprzedaży może być przeglądana przez kierownika produkcji, ale już zwykły pracownik ma dostęp wyłącznie do zlecenia produkcyjnego. Dodatkowo w przeciwieństwie do systemu plików w chmurze, Nexelem pozwala na łatwe przeglądanie treści wiadomości mailowych oraz pobieranie załączników z treści maila.

Umów się z nami na demo i dowiedz się więcej!